REGISTRO Y CONTROL HORARIO DE LA JORNADA DE TRABAJO

Remitimos esta circular en relación al control y registro horario de la Jornada de Trabajo y a las actuaciones que está llevando a cabo la Inspección de Trabajo en esta materia en cumplimiento de la Instrucción 3/2016 y de las Sentencias de la Audiencia Nacional de noviembre de 2015, en aplicación de los artículos 12.5 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores.

I. EN CUANTO A LA OBLIGATORIEDAD DE LA LLEVANZA EN LA EMPRESA DEL REGISTRO DIARIO DE JORNADA

El Registro Diario de Jornada es obligatorio para todas las empresas tanto para Contratos a Tiempo Completo como para Contratos a Tiempo Parcial. Deberá llevarse día a día y estar a disposición de la Inspección de Trabajo en el momento en que se produzca la visita*.

*No se deber realizar a mes vencido, sino que si la Inspección de Trabajo gira visita el día 17 del mes, tiene que estar el Registro Horario cumplimentado hasta ese día.No existe un modelo oficial de registro diario, siendo válidos todos los que registren fielmente el control (hojas de registro, controles de presencia – relojes de fichaje -, aplicaciones móviles para registro de jornada,...).

A estos efectos remitiremos una plantilla de Registro Diario de Jornada para utilizar en defecto de medios mecánicos*.

* En relación a quién cubre el registro diario lo puede hacer tanto la empresa como el trabajador (consignar las horas de entrada y salida), pero a efectos de fiabilidad en el caso del registro diario en papel tiene que tener necesariamente la firma del trabajador.

II. EN CUANTO A LA OBLIGATORIEDAD DE LA ENTREGA AL TRABAJADOR DEL RESUMEN MENSUAL DE HORAS

La entrega del Resumen Mensual de Horas al trabajador en el momento de la entrega de la nómina es obligatoria para la empresa guardando copia del recibí por parte del trabajador.

El Resumen Mensual de Horas necesariamente habrá de coincidir con las horas registradas diariamente y se ha de desglosar en Horas Ordinarias, Extraordinarias y Complementarias (en el supuesto de trabajadores a Tiempo Parcial con Pacto de Horas Complementarias). Se enviará hoja modelo de Resumen Mensual de Horas de todos los trabajadores de la empresa.

En el supuesto de existencia de Horas Extraordinarias habrá que darles un tratamiento según lo que resulte del resumen mensual, de conformidad con lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores o en el Convenio Colectivo.

Así, podrán retribuirse o compensarse en los cuatro meses siguientes a su realización*.

* Hay que tener en cuenta que el límite de Horas Extraordinarias al año es de 80, pero si son compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización no entran a formar parte de este límite (art. 35.2 ET).

III. DETERMINACIÓN DE LAS CUANTÍAS DE SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN DE LA LLEVANZA DEL REGISTRO HORARIO

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social está tipificando como Infracción Grave en materia de Relaciones Laborales pudiéndose dar las siguientes Sanciones en función del grado de cumplimiento*:

* Las Sanciones que se están imponiendo por la Inspección de Trabajo en esta materia se quedan en el tramo medio, es decir, si la Sanción posible es entre 626 y 6.250 euros las actas de Sanción por una falta tipificada en ese tramo son de 3.000,00 euros. Dependiendo del número de trabajadores afectados, de la reincidencia y de la predisposición de la empresa a cumplir con la obligación del registro y control horario pueden aplicarlas en su grado máximo de 6.250 euros.

1. Se lleva el Registro Diario y se supera el límite anual de Horas Extraordinarias.

Infracción Grave. Sanción entre 626 € y 6.250 €.

2. Se lleva el Registro diario y no se entrega Copia del Resumen Mensual de Horas.

a. Infracción Leve en el caso de no existencia de Horas Extraordinarias. Sanción entre 60 € y 600 €.

b. Infracción Grave (reincidencia y existencia de Horas Extraordinarias no declaradas). Sanción entre 626 € y 6.250 €. Acta de Liquidación de Cuotas. Cotizar a la Seguridad Social las horas extras y el pago al trabajador (se puede extender cuatro años para atrás).

3. La empresa no lleva Registro Horario.

a. No hay Registro Horario pero no se comprueba la realización de Horas Extraordinarias por parte de los trabajadores. Infracción Grave.

Sanción entre 626 € y 6.250 €.

b. No hay registro horario y se comprueba la realización de Horas Extraordinarias no declaradas ni retribuidas.

Infracción Muy Grave. Sanción entre 6.251 € y 187.515 €. Acta de Liquidación de Cuotas de los últimos cuatro años. Pago al trabajador de las Horas Extras realizadas.

c. No hay registro horario y se comprueba la realización de Horas Extraordinarias pero que sí son retribuidas o compensadas*.

* Se refieren al supuesto en que se paguen en otros conceptos distintos de Horas Extraordinarias bajo otra denominación tal como “Incentivos”, “Complemento”,... En este caso ya se ha cotizado a la Seguridad Social, pero obligarán a cotizarlo nuevamente como “Horas Extras”

Infracción Grave. Sanción entre 626 € y 6.250 €. Acta de liquidación de cuotas últimos cuatro años.

IV. CONCLUSIONES

La obligatoriedad de la llevanza del Registro Diario de Jornada y el Resumen Mensual de Horas realizadas no admite modulación de ningún tipo. Tiene que existir.

Tiene que ser una sistema veraz y fácilmente comprobable por la Inspección de Trabajo en el momento de la visita y estar a su disposición inmediata. Es decir, tiene que ser fiable para las dos partes (empresa y trabajador). No se puede realizar una vez finalizado el mes.

Cuestión aparte de la obligación legal y de las posibles sanciones por incumplimiento la implantación de sistemas de Control Horario rigurosos en la Empresa reducen la conflictividad en la empresa y sirven como mecanismos de control eficaces a los efectos de reducción de absentismo, control de productividad (imputación de costes), reducción de conflictividad laboral (demandas en relación de jornada, horas extraordinarias, conciliación de vida laboral y familiar,…).

En conexión con lo anterior, esta implantación de un sistema de Control Horario entendemos también que debe ser analizada de forma particular en cada empresa, porque se pueden dar infinidad de situaciones (trabajadores desplazados, trabajos en obra, comerciales, centros de trabajo itinerantes,…).

En SEOANE ASESORES estamos a vuestra disposición para analizar la mejor fórmula de implantación del Control Horario personalizado en función de las características de cada empresa. En tanto no se opte por la aplicación de alguno de los sistemas alternativos al papel, facilitaremos los formularios para la llevanza del Registro Diario de Jornada y el Control Mensual de Horas.